Politique du Conseil CA-210 : Orientation des nouveaux membres du Conseil d'administration

Date d'entrée en vigueur : 2022-06-21

But

1. Permettre aux membres d’acquérir les connaissances nécessaires et d’avoir la compréhension indispensable à tout membre du Conseil d’administration (le «Conseil») qui se veut efficace.
2. Raffermir les liens entre les nouveaux membres et ceux déjà en poste en leur permettant de s’entraider et de s’entendre sur la façon dont ils s’acquitteront de leurs tâches.

Politique

1. Le manuel d’orientation des nouveaux membres et le tableau des activités de mentorat sont approuvés par le Comité de gouvernance et de mise en candidature.
2. L’orientation des nouveaux membres est planifiée et organisée par le président du Conseil et le président-directeur général (le «P.-D.G.»). Ces derniers ont recours à de l’expertise au sein du Réseau de santé Vitalité (le «Réseau») et à de l’expertise externe, s’il y a lieu, en fonction des besoins et des domaines d’intérêt particuliers des nouveaux membres.
3. Pendant la première année d’un nouveau membre au sein du Conseil, les membres en poste sont appelés à agir à titre de mentors auprès de ce nouveau membre.

Chaque nouveau membre (y compris un nouveau médecin chef et un nouveau président du Comité professionnel consultatif) reçoit une orientation complète selon les dispositions suivantes :

1. Orientation préalable à la première réunion du Conseil faisant suite à sa nomination
   1. Il reçoit le Manuel d’orientation.
   2. Il participe à l’orientation avec le président du Conseil, le P.-D.G. et le mentor désigné.
   3. Il rencontre le mentor désigné.
   4. Il révise les politiques du Conseil et les règles de bonne gouvernance.
   5. Il révise les rôles et les responsabilités des membres du Conseil et les responsabilités du personnel.
   6. Il reçoit un aperçu de l’historique du Réseau, de ses caractéristiques, de ses défis et de ses possibilités ainsi que des dossiers et des tendances qui semblent se dégager.
   7. Il révise les mandats des différents comités du Conseil et discute des intérêts et des compétences pour siéger à certains de ces comités.
   8. Il examine les procès-verbaux des dernières réunions.
   9. Il signe et retourne les documents suivants :
      1. Énoncé de conflit d’intérêts;
      2. Gage de confidentialité;
      3. Code d’éthique;
      4. Intérêt à participer à certains comités;
      5. Tableau des activités de mentorat.
2. Orientation et formation continue pendant la première année
   1. Orientation sur le rôle et les responsabilités d’une gouvernance efficace
   2. Orientation vers le monde des soins de santé et des hôpitaux
   3. Orientation au Réseau de santé Vitalité en tant qu’organisation
3. Activités qui peuvent être accomplies pendant la première année au sein du Conseil. Le mentor est responsable d’établir le premier contact avec le nouveau membre. Par la suite, le mentor et le nouveau membre établissent ensemble un plan de rencontres, la fréquence à laquelle les rencontres auront lieu, etc. en se basant sur les paramètres suivants :
   1. Phase 1 – Durant les 6 premiers mois, le nouveau membre :
      • Siège au moins une fois à chaque comité au besoin;
      • Continue de rencontrer régulièrement son mentor avant chaque réunion du Conseil et accomplit les activités jugées nécessaires dans le tableau des activités de mentorat;
      • Lit des références, des articles et des journaux sur la gouvernance;
      • Participe aux séances de formation continue offertes par le Conseil.
   2. Phase 2 – Durant les 12 premiers mois, le nouveau membre :
      • Continue de rencontrer régulièrement son mentor et accomplit les activités jugées nécessaires dans le tableau des activités de mentorat;
      • Continue de lire des journaux et des articles appropriés sur la gouvernance;
      • Participe aux séances de formation continue;
      • Assiste à l’assemblée générale annuelle.

Cadre de référence pour le mentor et le nouveau membre du Conseil

Le cadre de référence contient des exemples suggérés d’activités auxquelles le mentor et le nouveau membre du Conseil peuvent participer ensemble dans le but de créer une expérience de mentorat enrichissante et structurée. Ces activités peuvent servir d’évaluation entre le mentor et le nouveau membre à tout moment. Le tableau sert à noter les activités accomplies et s’il y a lieu de poursuivre d’autres possibilités d’apprentissage.