Politique du Conseil CA-410 : Cadre d’évaluation
Date d’entrée en vigueur : 2022-06-21
Buts
- Assurer une amélioration continue du Conseil d’administration, de ses comités/groupes de travail et de ses membres;
- Obtenir une rétroaction pour la relève du Conseil, des administrateurs et des membres;
- Déceler les besoins en formation et en développement;
- Offrir la possibilité de fournir une rétroaction sur l’efficacité des réunions du Conseil et de ses comités.
Politique
- Le Conseil d’administration (le « Conseil ») a recours à un protocole d’évaluation annuelle. Le protocole d’évaluation porte sur les processus et la structure du Conseil dans son ensemble et de ses comités/groupes de travail, ainsi que sur une auto-évaluation de chaque administrateur.
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Le Comité de gouvernance et de mise en candidature met en place le processus annuel d’évaluation du Conseil, de ses comités et de ses dirigeants basée sur :
- le « Mandat du Conseil d’administration et régime de gouvernance » (CA-120);
- les « Comités du Conseil d’administration » (CA-300);
- Les « Fonctions du président du Conseil d’administration » (CA-140);
- Les « Fonctions du vice-président du Conseil d’administration » (CA-150);
- Les « Fonctions du trésorier du Conseil d’administration » (CA-160);
- Les « Fonctions du secrétaire du Conseil d’administration » (CA-170).
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Ce processus comprend:
- Les principaux indicateurs définis par le Conseil selon lesquels l’efficacité et le rendement du Conseil peuvent être mesurés;
- Des ressources externes, selon ce qu’il convient, afin d’assurer l’efficacité du processus;
- L’évaluation du Conseil à l’aide d’un ou de plusieurs outils pour solliciter les commentaires, par exemple une évaluation écrite ou une séance de groupe;
- Les outils et les processus d’auto évaluation des membres du Conseil, y compris les occasions de déceler les besoins en formation et en développement et de déterminer si les membres souhaitent prendre en considération des postes d’administrateur;
- Un rapport au Conseil sur les résultats des questions d’évaluation et les actions clés à accomplir pour assurer une amélioration continue du Conseil dans son ensemble et des administrateurs.
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Les différentes grilles d'évaluation du Conseil sont en annexe :
- Questionnaire d'auto-évaluation des membres - Annexe CA-410 (1);
- Questionnaire d'évaluation du président du Conseil d'administration - Annexe CA-410 (2);
- Questionnaire d'évaluation du président de comité - Annexe CA-410 (3);
- Questionnaire d'évaluation par les pairs - Annexe CA-410 (4);
- Formulaire d'évaluation – Réunion à huis clos et réunion publique du Conseil d'administration - Annexe CA-410 (5);
- Formulaire d’évaluation – Assemblée générale annuelle – Annexe CA-410 (6).
- Un protocole d'évaluation annuelle est mis en place. Toutefois, une rétroaction sur une base continue est encouragée.
- Les évaluations sont effectuées sur un site de sondage électronique.
- Les résultats des sondages sont communiqués au membre touché seulement et au président du Conseil d'administration.
- Les résultats restent anonymes.